Estructura, tramos de control y atribuciones
El diseño parte del levantamiento de los procesos tal como operan, no del organigrama vigente. El organigrama describe la estructura formal; el levantamiento muestra dónde se detiene el trabajo, qué funciones están duplicadas y qué tareas carecen de responsable asignado.
La estructura resultante se somete a pruebas de diseño reconocidas: si dirige atención gerencial suficiente a cada mercado objetivo, si se ajusta a las capacidades de las personas disponibles, si cada capa de gestión agrega valor que justifique su existencia, y si cada unidad cuenta con controles de desempeño adecuados.
Los tramos de control no se resuelven con una fórmula. El número de relaciones que un cargo administra crece de forma no lineal con sus reportes directos: cuatro reportes generan cuarenta y cuatro relaciones y seis generan doscientas veintidós. El tramo apropiado depende de la dispersión geográfica, la similitud de las tareas y la capacidad de los reportes.
La matriz de asignación de responsabilidades define quién ejecuta, quién responde, quién es consultado y quién es informado, con un solo responsable final por tarea. Los derechos de decisión se documentan por separado, porque asignar tareas no equivale a asignar decisiones.
La matriz de atribuciones se construye por cargo y nunca por persona. Define para cada tipo de decisión el cargo facultado para comprometer, el umbral monetario, los disparadores no financieros como nivel de riesgo o sensibilidad de la información, los prerrequisitos de revisión y la ruta de escalamiento.
Alcance del servicio
- Levantamiento de los procesos y de sus puntos de detención
- Contraste entre la estructura formal y la operación real
- Estructura objetivo: áreas, cargos y líneas de reporte
- Descripciones de cargo con decisiones e indicadores
- Matriz de atribuciones por cargo, umbral y escalamiento
- Plan de transición con secuencia y responsables
Entregables y resultados
- Mapa de procesos con los puntos de detención
- Estructura objetivo con cargos y líneas de reporte
- Descripciones de cargo y matriz de responsabilidades
- Matriz de atribuciones con umbrales y escalamiento
Levantamiento inicial
El levantamiento de procesos identifica los puntos de detención y las aprobaciones que no requieren intervención de la gerencia. Constituye la primera fase.
Solicitar el levantamientoCómo trabajamos
El encargo se desarrolla en tres fases, entre siete y nueve semanas.
Levantamiento
Entrevistas por área, procesos reales y contraste con la estructura formal.
Diseño
Estructura objetivo, cargos, descripciones y matriz de atribuciones.
Transición
Plan por etapas y presentación a la administración y a los socios.
Duraciones orientativas; se ajustan al alcance de cada proyecto.