Es la pregunta que se hace antes de pedir una propuesta, y la que casi nadie responde en público. El resultado es que la gente compara cifras que no son comparables, porque detrás de cada una hay un alcance distinto que nadie se molestó en explicar.
¿Por qué dos propuestas pueden diferir tanto?
Porque están cotizando trabajos distintos. En la práctica hay tres niveles, y conviene saber cuál le están ofreciendo.
Nivel 1: cumplimiento. Registro de transacciones, declaraciones presentadas, nómina liquidada y estados financieros anuales para efectos legales y tributarios. El objetivo es no tener problemas con la DIAN. Es lo que contrata la mayoría de las empresas medianas, muchas veces sin saber que existe otra cosa.
Nivel 2: cumplimiento con información de gestión. Lo anterior más cierre mensual con fecha comprometida, conciliaciones al día, estados financieros comparativos, cartera por edades, inventario por rotación y resultados desagregados por línea de negocio.
Nivel 3: la función financiera completa. Lo anterior más presupuesto, seguimiento de ejecución, proyección de caja, análisis de indicadores y presentación periódica a la dirección o a la junta.
La diferencia entre el nivel 1 y el nivel 2 no es el precio por transacción. Es que el primero produce información para cumplir y el segundo produce información para decidir. Una empresa que quiere lo segundo y contrata lo primero va a estar insatisfecha durante años sin entender exactamente por qué.
¿Qué variables determinan el honorario?
Volumen de transacciones. Facturas emitidas y recibidas, movimientos bancarios, comprobantes de egreso. Es el inductor principal del trabajo operativo.
Número de empleados. La nómina tiene complejidad propia: liquidación, seguridad social, prestaciones, nómina electrónica, y los eventos que no son rutinarios (liquidaciones, incapacidades, vacaciones).
Obligaciones aplicables. No todas las empresas tienen las mismas. El régimen de IVA, la condición de agente retenedor, la información exógena, los precios de transferencia y la obligación de tener revisor fiscal cambian la carga de forma sustancial.
Complejidad del negocio. Varias líneas, sucursales, comercio exterior, inventario en consignación, contratos de largo plazo o ingresos en moneda extranjera añaden trabajo técnico, no solo volumen.
Estado de la información. Una empresa que entrega documentación organizada y a tiempo cuesta menos que una que entrega cajas de facturas el último día del mes. Esta variable casi nunca se discute en la propuesta y es la que más fricción genera después.
Alcance contratado. Los tres niveles de arriba.
¿Qué no suele estar incluido?
Conviene preguntarlo de forma explícita antes de firmar, porque aquí es donde aparecen los cobros adicionales:
- Atención de requerimientos de la DIAN
- Declaraciones de renta de los socios
- Implementación o migración de software contable
- Puesta al día de períodos anteriores
- Revisoría fiscal, que es una función distinta y que, cuando es obligatoria, no puede ser ejercida por quien lleva la contabilidad
- Precios de transferencia
- Asesoría en operaciones puntuales (compra de activos, reorganizaciones, créditos)
¿Por qué el honorario más bajo termina saliendo caro?
Porque en contabilidad el costo de hacerlo mal no se paga en el momento, se paga después, y lo paga el cliente.
Sanciones. Las sanciones por extemporaneidad, por corrección y por información exógena se calculan en UVT y escalan rápido. Con la UVT de 2026 en $52.374, una sanción de 100 UVT son $5.237.400.
Impuestos pagados de más. Deducciones no tomadas, saldos a favor no solicitados, descuentos tributarios no aplicados. Es un costo invisible porque no genera una factura: solo genera una transferencia más grande a la DIAN.
Decisiones tomadas sobre información equivocada. Es el costo mayor y el más difícil de cuantificar. Una compañía que fija precios con un costeo mal hecho, o que reparte utilidades que no existen, está tomando decisiones estructurales sobre cifras falsas. Y lo descubre tarde.
Reconstruir lo que quedó mal. Poner al día una contabilidad desordenada cuesta más que haberla llevado bien, y ocurre siempre en el peor momento: cuando llega un requerimiento, cuando se busca un crédito o cuando aparece un comprador.
¿Cómo evalúo una propuesta contable?
Cinco preguntas que ordenan la comparación:
- ¿Cuál de los tres niveles de alcance está cotizando?
- ¿Con qué fecha se compromete el cierre mensual?
- ¿Qué informes entrega y con qué periodicidad?
- ¿Qué queda expresamente excluido y cómo se cobra?
- ¿Quién responde ante un requerimiento de la DIAN, y está incluido?
Si dos propuestas responden distinto a la primera, el precio no es comparable. Y si ninguna responde la segunda con una fecha concreta, lo más probable es que ambas estén cotizando el nivel 1.
Grupo Empresarial Axi S.A.S. presta servicios de contabilidad, nómina y cumplimiento tributario para empresas medianas en Colombia, con cierre mensual comprometido e informes de gestión.