Una SAS tiene obligaciones en cuatro frentes: societario, contable, tributario y laboral. Las ordenamos por frecuencia, que es como efectivamente se administran, y no por categoría jurídica, que es como suelen presentarse.
¿Qué obligaciones son permanentes?
Contabilidad bajo marco técnico normativo. Toda sociedad comercial debe llevar contabilidad según el grupo que le corresponda: Grupo 1 (NIIF plenas), Grupo 2 (NIIF para pymes) o Grupo 3 (contabilidad simplificada). La clasificación depende del tamaño y de otras condiciones, y determina qué estándar se aplica.
Libros de comercio. Libro de actas de asamblea, libro de registro de accionistas y libros de contabilidad. Los societarios se registran en la cámara de comercio.
Facturación electrónica, con validación previa ante la DIAN, para quienes están obligados a facturar.
Nómina electrónica, como documento soporte de pago de nómina, con transmisión a la DIAN.
Renovación de la matrícula mercantil ante la cámara de comercio, dentro de los tres primeros meses del año.
¿Qué hay que hacer cada mes?
- Liquidar y pagar nómina, con aportes a seguridad social y parafiscales
- Transmitir la nómina electrónica
- Declarar y pagar retención en la fuente, si es agente retenedor
- Cerrar contablemente el mes y conciliar bancos
¿Qué se presenta cada dos o cuatro meses?
- IVA, con periodicidad que depende de los ingresos brutos del año anterior
- Impuesto de industria y comercio (ICA), que varía según el municipio
- Retención de ICA, según las reglas de cada municipio
¿Cuál es el calendario anual?
Declaración de renta y complementarios. El calendario del año gravable 2025, cuyos plazos corrieron durante 2026, se estructuró así:
| Contribuyente | Cuotas | Períodos |
|---|---|---|
| Grandes contribuyentes | 3 | febrero · abril · junio |
| Demás personas jurídicas | 2 | mayo (declaración y primera cuota) · julio (segunda cuota) |
En ambos casos el vencimiento concreto depende del último dígito del NIT, en orden del 1 al 0. Las fechas exactas se fijan cada año por decreto, pero la estructura se ha mantenido estable.
Información exógena (medios magnéticos). Reporte a la DIAN de las operaciones con terceros. Topes y plazos se fijan por resolución.
Estados financieros de fin de ejercicio, preparados, aprobados por la asamblea y, cuando aplica, depositados ante la Superintendencia de Sociedades.
Asamblea ordinaria de accionistas, dentro de los tres primeros meses del año conforme al Código de Comercio, para aprobar estados financieros y decidir sobre distribución de utilidades.
Precios de transferencia, para quienes realicen operaciones con vinculados del exterior y superen los topes.
¿Cuándo queda obligada mi empresa a tener revisor fiscal?
Es la obligación que más consultas genera, y la que más se verifica tarde. Los topes son dos: activos brutos iguales o superiores a 5.000 salarios mínimos, o ingresos brutos iguales o superiores a 3.000, medidos al 31 de diciembre del año anterior y comparados contra el salario mínimo de ese mismo año. El detalle, con las cifras vigentes, está en quién está obligado a tener revisor fiscal.
Basta con superar uno de los dos topes. Y con independencia de las cifras, el artículo 203 del Código de Comercio exige revisor fiscal a las sociedades por acciones, a las sucursales de compañías extranjeras y a las sociedades en las que la administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga un número de socios que represente al menos el 20% del capital.
¿Cuáles son las fallas más frecuentes?
No volver a verificar los topes. Una compañía que creció puede haber quedado obligada a tener revisor fiscal sin darse cuenta. La consecuencia no es solo una sanción: afecta la validez de las declaraciones de ese período.
Tratar la contabilidad como un trámite de fin de año. Una contabilidad que se arma en marzo con los documentos de los doce meses anteriores cumple formalmente y no sirve para nada más.
Olvidar lo municipal. El ICA tiene reglas, tarifas y calendarios propios en cada municipio. Una empresa que opera en varias ciudades tiene obligaciones en cada una, y es donde más se acumulan sanciones por desconocimiento.
Grupo Empresarial Axi S.A.S. acompaña el cumplimiento contable y tributario de empresas medianas en Colombia, incluyendo la verificación anual de obligaciones aplicables.