Parece una pregunta administrativa. Tiene una consecuencia severa: una declaración firmada por quien no correspondía se entiende como no presentada.
¿Quién debe firmar la declaración de renta?
Depende de si la sociedad estaba obligada a tener revisor fiscal durante el período gravable que se declara.
Si lo estaba, la declaración debe llevar la firma del revisor fiscal. Si no lo estaba, basta la firma del contador público, en los casos en que la ley la exige.
El artículo 580 del Estatuto Tributario establece que la declaración se entiende como no presentada cuando se omite la firma de quien debía suscribirla.
¿Qué período se tiene en cuenta?
El que se declara, no la fecha en que se presenta. Este es el punto que más se interpreta mal.
Un ejemplo aclara la diferencia. Una sociedad que no estaba obligada a tener revisor fiscal durante 2025, pero que nombró uno en marzo de 2026, presenta en mayo de 2026 su declaración del año gravable 2025. Lo que determina quién firma es la situación de 2025.
La confusión en sentido contrario es la costosa: una sociedad que sí estaba obligada durante el período declarado, pero que no tenía revisor fiscal nombrado, no resuelve el problema firmando con el contador.
¿Cómo se determina si había obligación?
Los topes son dos: activos brutos iguales o superiores a 5.000 salarios mínimos, o ingresos brutos iguales o superiores a 3.000, medidos al 31 de diciembre del año anterior y comparados contra el salario mínimo de ese mismo año. El detalle, con las cifras vigentes, está en quién está obligado a tener revisor fiscal.
Y con independencia de las cifras, el artículo 203 del Código de Comercio obliga a las sociedades por acciones, entre otras. Conviene verificar caso por caso cuál es el régimen aplicable a su sociedad en lugar de asumirlo, porque muchas compañías constituidas como SAS operan bajo el régimen de la Ley 1258 de 2008 y el análisis no es automático.
¿Qué significa "se entiende como no presentada"?
Que para efectos legales la declaración no existe. No es un defecto formal que se subsane sin costo.
De ahí se derivan tres consecuencias:
Sanción por extemporaneidad, liquidada desde el vencimiento original del plazo, no desde que se detectó el problema.
Intereses de mora sobre el impuesto, contados desde ese mismo vencimiento.
Ampliación del término de firmeza, con lo que la administración conserva por más tiempo la facultad de revisar esa declaración.
El efecto económico puede ser muy superior al costo de haber tenido el revisor fiscal durante todo el período.
¿Qué responsabilidad asume cada firma?
No son equivalentes, aunque aparezcan juntas en el mismo formulario.
El representante legal responde por la veracidad de la información y por el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la sociedad.
El contador público certifica que la declaración refleja los libros de contabilidad, que estos se llevan conforme al marco normativo aplicable y que las operaciones registradas están soportadas en comprobantes.
El revisor fiscal dictamina sobre los estados financieros en su conjunto. Su función es de fiscalización permanente e independiente, y por eso no puede ser ejercida por quien lleva la contabilidad de la misma sociedad. Esa incompatibilidad es la razón por la que, cuando una empresa queda obligada, tiene que contratar a alguien distinto de su contador.
¿Qué verificación conviene hacer cada año?
Toma pocos minutos y evita el problema completo. Al cierre de cada ejercicio:
- Tome los activos brutos y los ingresos brutos al 31 de diciembre
- Divida cada cifra entre el salario mínimo mensual de ese mismo año
- Compare contra 5.000 (activos) y 3.000 (ingresos)
- Si supera cualquiera de los dos, la sociedad queda obligada para el año siguiente
- Verifique además si aplica alguna causal del artículo 203 del Código de Comercio
El nombramiento lo hace la asamblea de accionistas y se inscribe en el registro mercantil. Lo natural es resolverlo en la asamblea ordinaria de los tres primeros meses, no en mayo cuando ya hay que presentar la declaración.
Grupo Empresarial Axi S.A.S. presta servicios de revisoría fiscal, auditoría y cumplimiento tributario para empresas medianas en Colombia.