Es una de las discusiones que más tiempo consume en las asambleas de copropiedad, y la norma es bastante más corta de lo que la discusión sugiere.
¿Qué conjuntos están obligados?
El artículo 56 de la Ley 675 de 2001 establece la obligatoriedad únicamente para los conjuntos de uso comercial o mixto.
Los conjuntos de uso residencial no están obligados. Para ellos la figura es potestativa: la asamblea puede designar un revisor fiscal si así lo decide, pero ninguna norma se lo exige.
Esa distinción, que parece menor, cambia todo lo demás.
¿Qué cambia cuando es potestativo?
Cambian las funciones, y es el punto que genera los conflictos.
Cuando la revisoría fiscal es obligatoria, el alcance viene dado por el régimen general: las funciones del artículo 207 del Código de Comercio y las responsabilidades que lo acompañan.
Cuando es potestativa, el alcance lo define quien crea el cargo. Si los estatutos de la copropiedad o la asamblea establecen expresamente qué debe hacer el revisor, eso es lo que debe hacer.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en el Concepto 1110 del 21 de diciembre de 2018, señaló que cuando los estatutos o la asamblea no definen expresamente esas funciones, se aplican las normas generales que regulan la revisoría fiscal.
La consecuencia práctica para una copropiedad residencial que decide nombrar revisor fiscal: o define por escrito y con precisión qué espera de él, o termina con una figura de alcance general, mayores honorarios y expectativas desalineadas.
¿Qué debería revisar en una copropiedad?
Más allá del alcance formal, lo que las asambleas suelen querer verificar es bastante concreto:
Que las cuotas de administración recaudadas correspondan a las causadas, y que la cartera de las unidades en mora esté identificada y gestionada.
Que los gastos estén soportados, autorizados conforme al presupuesto aprobado y dentro de las atribuciones del administrador.
Que el fondo de imprevistos exista, esté constituido conforme a la ley y no se esté usando para gastos ordinarios.
Que los contratos con proveedores (vigilancia, aseo, mantenimiento) tengan soporte, estén vigentes y se hayan adjudicado conforme a lo que digan los estatutos.
Que las actas de asamblea y de consejo estén completas y que las decisiones ejecutadas correspondan a decisiones efectivamente adoptadas.
Que exista separación entre quien recauda, quien autoriza y quien paga. En copropiedades pequeñas estas tres funciones suelen recaer en la misma persona, y ahí es donde aparecen la mayoría de los problemas.
¿Quién no puede ser revisor fiscal de la copropiedad?
La independencia tiene restricciones concretas. El CTCP ha señalado que el revisor fiscal no puede ser propietario ni tenedor de bienes privados en el mismo conjunto, ni tener vínculos de parentesco o relaciones comerciales que comprometan su independencia frente a la administración o al consejo.
Nombrar a un copropietario contador porque es el que está a la mano, que es la salida natural en muchas asambleas, no cumple esa condición.
El momento en que casi siempre se contrata
Hay un patrón: la revisoría fiscal en copropiedad se contrata después de un cambio de administrador, cuando el consejo quiere saber en qué estado recibe las cuentas.
Esa situación no es exactamente revisoría fiscal. Es una auditoría de un período determinado, con un alcance definido y un informe de cierre, que es un encargo distinto y normalmente más corto. Conviene saber cuál de los dos se está contratando, porque el costo y el entregable son diferentes.
Grupo Empresarial Axi S.A.S. presta revisoría fiscal y auditorías de cambio de administración para copropiedades en Bogotá y Colombia.