Outsourcing de nómina

La contingencia de nómina se distingue de un error contable en que se repite. Una base de cotización mal construida se liquida igual el mes siguiente y el siguiente, de modo que la exposición no la determina el error sino el tiempo transcurrido hasta su detección, con aportes, intereses y sanciones acumulados.

El punto de origen más frecuente es la calificación de los pagos. Qué conceptos son salariales y cuáles no, el tratamiento de las comisiones y de las bonificaciones, los auxilios y los pactos de exclusión salarial son decisiones técnicas que, una vez adoptadas, quedan aplicándose de forma automática.

Por eso el diseño de la estructura de compensación es el encargo que determina si la contingencia existe o no. Revisarlo antes es un trabajo de días; corregirlo después de una fiscalización implica cuantificar y pagar varios años.

La nómina electrónica tiene requisitos propios. El documento soporte de pago se genera de forma mensual y se transmite dentro de los diez primeros días del mes siguiente al pago, y constituye soporte de costos y deducciones en renta. Su omisión afecta la deducibilidad, no solo el cumplimiento formal.

Las liquidaciones definitivas concentran el origen de las reclamaciones. Las fallas recurrentes están en la base de las prestaciones cuando hay salario variable, el promedio aplicable, las vacaciones pendientes y la indemnización cuando corresponde. Es el momento en que el trabajador revisa cada cifra.

El soporte por período es lo que permite responder. Cuando llega una reclamación o un requerimiento, la compañía con el detalle de liquidación, la planilla de aportes, los certificados y las novedades ordenados resuelve en días.